E-shop, webové stránky, CRM, programování - Web & Media a.s.

 

Mohlo by Vás zajímat

6. května 2009, 18.00 Datové schránky a rizika s nimi spojená

Ačkoliv zákon sám nijak nesankcionuje případné nepoužívání datových schránek, háček to přeci jen má. Pokud dojde dokument do vaší datové schránky, platí pro něj po deseti dnech tzv. fikce doručení. To znamená, že i když si schránku nevyberete, po 10 dnech je již písemnost považována za doručenou. A případné právní důsledky a následné sankce mohou vyplývat z jiných právních předpisů, např. ze správního řádu (zákon 500/2004 Sb.).

Je třeba zajistit distribuci
   Úřad musí svoji datovou schránku nejen vybírat, ale měl by také zajistit její vazbu na stávající systém spisové služby. Tedy aby dokument, vložený do datové schránky, byl spisovou službou převzat, zaevidován a také doručen na konkrétní místo (organizační složka, osoba) k vyřízení. A zajistit také opačný proces: umožnit svým pracovníkům či organizačním složkám prostřednictvím spisové služby odesílání dokumentů do datových schránek adresátů. Neméně důležité bude také zajistit vazbu spisové služby na agendové systémy. To znamená kontinuální přenos dokumentů a jejich evidenčních údajů mezi systémem spisové služby a aplikacemi jednotlivých agend (matrika, stavební úřad, atd.). Pokud organizace zjistí, že současný systém spisové služby uvedené dvě funkčnosti není schopen splnit (nebo dokonce dosud ani žádný neprovozuje), měl by se rychle poohlédnout po nějakém osvědčeném řešení. Času je už velmi málo.

 

Elektronických dokumentů zásadně přibude
   V případě podcenění situace hrozí při nevybírání datové schránky (prošlé zákonné termíny atp.). již zmiňované právní důsledky. To je však zřejmě s ohledem na probíhající informační kampaň málo pravděpodobné. Jako daleko významnější se jeví riziko, jak se úřady vyrovnají se skutečností, že práce s papíry ustupuje do pozadí a nastupuje téměř skokově povinnost práce s elektronickými dokumenty. Řešení si lze těžko představit bez kvalitní elektronické spisové služby, přístupné všem pracovníkům. Jistě, bude dost těch, kteří nebudou chtít přijmout „novinky“ a budou se snažit vše na vstupu vytisknout a dál pracovat s papíry. Při odesílání ale budou muset řešit pravý opak, tedy listinný dokument převést do definované elektronické podoby a odeslat pomocí datové schránky. Je to nejen velice neefektivní, ale při větším množství dokumentů výrazně zatěžující až nezvladatelné. Optimální proces, kdy elektronická spisová služby vyjme dokument z datové schránky a „donese“ ho až na počítač referenta, který znovu přes datovou schránku pošle svou elektronickou odpověď jiné organizaci, se ale postupně začne prosazovat všude. Jde jen o to, jak rychle.

Zdroj: gordic.cz


Tématické zařazení:

 » Informace  » Mohlo by Vás zajímat